Stock opname merupakan bagian dari manajemen persediaan dan inventarisasi barang yang sangat penting untuk bisnis. Tujuannya adalah untuk memastikan data stok kamu akurat dan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Apabila datanya berbeda, tentu perlu dilakukan penelusuran agar diketahui penyebabnya. Ketahui selengkapnya tentang pengertian, tujuan, hingga tips pencatatan stok yang benar melalui artikel ini.
Apa Itu Stock Opname?
Stock opname merupakan aktivitas menghitung stok barang yang ada di gudang sebelum kamu pasarkan atau jual. Tentunya aktivitas ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti agar tidak terjadi kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan.
Jika dilakukan secara manual, aktivitas ini tentunya akan memakan banyak waktu serta tenaga, terlebih lagi jika persediaan produk dalam gudang berjumlah banyak dan beragam.
Akan tetapi, seiring dengan perkembangan teknologi, ada banyak yang bisa kamu manfaatkan untuk mempermudah proses ini. Misalnya dengan memberlakukan barcode untuk setiap produk dan menggunakan aplikasi stok barang agar mudah mengelolanya.
Dengan adanya teknologi baru dan tersedianya aplikasi stok barang, manajemen persediaan pun menjadi lebih baik. Perhitungan stok pun jadi lebih cepat dan efisien.
Tujuan Stock Opname
Tujuan utama dari pencatatan stok adalah untuk memastikan keakuratan data stok barang atau produk yang tercatat dalam sistem dengan kondisi aktual di lapangan. Sehingga, kamu terhindar dari overselling. Selain itu, pencatatan ini juga memiliki beberapa tujuan lain, antara lain:
1. Mencegah Kerugian akibat Kehilangan atau Kekurangan Stok
Dengan melakukan pencatatan stok hingga inventarisasi barang secara berkala, perusahaan dapat lebih mudah mendeteksi apabila terjadi kehilangan atau kekurangan stok. Dengan begitu, tindakan dapat diambil lebih cepat sehingga kerugian dapat diminimalkan.
2. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan data stok yang akurat, perusahaan dapat melakukan perencanaan persediaan barang atau produk yang lebih baik. Hal ini dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya persediaan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
3. Menjaga Reputasi Bisnis
Jika terjadi kekurangan stok yang berkelanjutan atau kesalahan pengiriman barang, dapat merugikan reputasi bisnis kamu. Hal ini dapat dihindari dengan data stok yang akurat dengan kondisi sebenarnya.
4. Menjaga Hubungan Baik Kepada Pemasok
Dengan data stok yang akurat, perusahaan dapat memberikan informasi yang lebih baik kepada pemasoknya mengenai permintaan dan persediaan barang. Hal ini dapat membantu menjaga hubungan baik dengan pemasok dan mendapatkan harga yang lebih baik.
5. Informasi Akurat untuk Reseller dan Dropshipper
Akurasi jumlah stok juga amat dibutuhkan oleh reseller, terutama yang berjualan dengan sistem dropship.
Pasalnya, kamu harus mengirim barang pesanan dari dropshipper langsung ke pelanggan. Apabila stok barang tidak akurat, tentu juga akan merepotkan dropshipper.
Maka dari itu, sangat penting untuk kamu sebagai seller dapat memberikan informasi stok yang akurat kepada para reseller dan dropshipper.
Baca juga: Strategi Mengatasi Overselling
Langkah-Langkah Stock Opname
Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasanya dilakukan dalam proses pencatatan stok:
1. Persiapan Stock Opname
Sebelum memulai aktivitas pencatatan stok, perusahaan perlu melakukan persiapan terlebih dahulu.
Persiapannya dapat meliputi persiapan daftar barang atau produk yang akan dihitung, memastikan alat dan perlengkapan yang dibutuhkan seperti barcode scanner, timbangan, dan kartu stok tersedia, serta menginformasikan kepada seluruh anggota tim tentang rencana pencatatan stok tersebut.
2. Penghitungan Stok Fisik
Selanjutnya, tim pencatatan stok dapat melakukan penghitungan stok fisik dengan membandingkan data stok yang tercatat dalam sistem dengan data stok yang ada di lapangan.
Penghitungan dapat dilakukan dengan menggunakan barcode scanner atau dengan cara manual.
3. Pencatatan Selisih Stok
Setelah penghitungan stok fisik selesai dilakukan, tim dapat mencatat selisih antara data stok yang tercatat dalam sistem dengan data stok yang ada di lapangan. Selisih tersebut dapat berupa kelebihan stok atau kekurangan stok.
4. Investigasi Penyebab Selisih Stok
Jika terdapat selisih antara data stok yang tercatat dalam sistem dengan data stok yang ada di lapangan maka perlu dilakukan investigasi untuk mengetahui penyebabnya.
Selisih dapat disebabkan oleh kesalahan penginputan data, kecurangan, atau faktor lainnya.
5. Pengambilan Tindakan Perbaikan
Setelah penyebab selisih stok berhasil diidentifikasi, perusahaan perlu mengambil tindakan perbaikan untuk memperbaiki kondisi stok yang tidak akurat.
Tindakan perbaikan dapat berupa pengoreksian data stok di dalam sistem, melakukan penggantian atau pengiriman barang, atau melakukan pemeriksaan lebih lanjut terhadap proses persediaan barang.
6. Pemeriksaan Akhir Stock Opname
Setelah tindakan perbaikan diambil, perlu dilakukan pemeriksaan akhir untuk memastikan bahwa stok yang tercatat dalam sistem sudah sesuai dengan kondisi aktual di lapangan.
Langkah pemeriksaan akhir ini juga dilakukan untuk mengecek kondisi produk atau barang yang akan dipasarkan nantinya.
Jika terjadi sesuatu hal yang buruk terhadap produk akan mengakibatkan kredibilitas perusahaan yang dipertanyakan.
Dalam melakukan pencatatan stok, perusahaan perlu memastikan bahwa proses dilakukan secara teratur dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sehingga dapat menghasilkan data stok yang akurat dan membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Tips dan Trik Stock Opname
Berikut adalah beberapa tips dan trik yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan stok yang efektif dan efisien:
1. Tentukan Jadwal secara Rutin Stock Opname
Perusahaan sebaiknya menentukan jadwal pencatatan stok secara rutin, baik itu harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Dengan menentukan jadwal secara rutin, perusahaan dapat memastikan bahwa stok selalu terjaga dengan baik dan tercatat secara akurat di dalam sistem.
2. Libatkan Seluruh Tim
Pencatatan stok merupakan tugas yang kompleks dan membutuhkan banyak orang untuk melaksanakannya. Pastikan seluruh anggota tim terlibat dalam proses ini dan memahami prosedur yang harus dilakukan untuk mencapai hasil yang akurat dan konsisten.
3. Gunakan Teknologi
Teknologi dapat membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan stok dengan lebih efisien dan akurat. Contohnya, menggunakan barcode scanner untuk memindai kode produk akan membantu mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat proses penghitungan stok.
Kemudian, kamu juga bisa menggunakan software manajemen stok untuk dapat mengelola stok dengan lebih mudah.
4. Periksa Stok sebelum Prosedur Pencatatan Stok Dimulai
Sebelum pencatatan stok dilakukan, periksa stok di gudang atau toko terlebih dahulu. Pastikan bahwa stok yang ada sudah teratur dan tidak ada produk yang tertinggal.
5. Identifikasi Produk dengan Label
Identifikasi produk dengan label yang jelas dan terbaca dengan mudah akan membantu tim pencatatan stok dalam mengidentifikasi produk secara akurat dan mempercepat proses penghitungan stok.
6. Pastikan Lingkungan Kerja Kondusif
Pastikan lingkungan kerja selama kondusif dan nyaman bagi tim selama prosedur pencatatan stok ini berlangsung. Perusahaan dapat memberikan makanan dan minuman kepada tim untuk menjaga stamina dan semangat selama proses ini berlangsung.
7. Lakukan Evaluasi
Setelah proses pencatatan stok selesai dilakukan, pemilik bisnis perlu melakukan evaluasi terhadap proses yang dilakukan. Apakah ada kekurangan atau kelebihan? Kemudian membuat rencana tindakan yang tepat untuk meningkatkan proses pencatatan stok ke depannya.
Dengan menerapkan tips dan trik di atas, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses stock opname, sehingga dapat memastikan bahwa persediaan barang selalu terjaga dengan baik dan membantu meningkatkan kinerja perusahaan.
Setiap bisnis bisa memiliki kebijakan masing-masing dalam melakukan prosedur pencatatan stok ini. Ada yang melakukannya per tahun, semester, kuartal, triwulan, atau bahkan bulanan.
Periodenya dapat menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis, asalkan dilakukan rutin agar pencatatannya juga terlihat lebih rapi.
Atur stok produkmu dari berbagai marketplace di satu dashboard dengan menggunakan PlugoSync. Dengan PlugoSync, kamu bisa menghubungkan toko online kamu di berbagai marketplace dan mengurus stok hingga pesanan dari satu halaman.
Klik link ini untuk membuat akun PlugoSync.
